Biroul Verificare Tehnica si Financiara Proiecte din cadrul Directiei Management POR va organiza sesiuni de instruire pentru beneficiari in legatura cu actiunile de monitorizare a implementarii proiectelor. Se vor pune la dispozitia acestora procedura de lucru, formatele standard ale documentelor utilizate in desfasurarea procesului de implementare, descrieri ale modului de calcul pentru anumite categorii de cheltuieli eligibile.

Autoritatea de Management (MDLPL) va trebui notificata (prin intermediul Organismului Intermediar) de fiecare data in cazul in care se doreste acordarea unei pre-finantari sau rambursari. Achizitiile de bunuri, lucrari, servicii se vor face in conformitate cu OUG 34/2006, cu toate modificarile si completarile ulterioare; desfasurarea corecta a acestui proces este absolut necesara pentru considerarea ca eligibile a cheltuielilor aferente.  Este recomandata prezentarea la OI pentru aceasta verificare pe masura parcurgerii procesului de achizitii, si nu doar in momentul solicitarii rambursarilor, pentru scurtarea termenelor de verificare, pentru asigurarea corectitudinii, legalitatii si regularitatii Cererilor de prefinantare/ rambursare.

Doar beneficiarii din sectorul public si organizatiile  non-profit au dreptul sa solicite, conform OG 29/2007, prefinantare; aceasta reprezinta 15% din valoarea eligibila a proiectului.  Pentru primirea prefinantarii este necesara deschiderea unui cont special intr-o banca comerciala sau Trezorerie.  Se vor  intocmi si transmite la un interval de 3 luni la OI cererile de rambursare si rapoartele de progres.  Cererile de rambursare lunare vor avea o valoare mai mare sau egala cu 300.000 lei.

Vizitele la locul implementarii proiectului se fac si ele trimestrial; expertii OI viziteaza proiectele implementate in regiune in proportie de 100%, iar AM prin sondaj.

Beneficiarul va tine contabilitatea proiectului separat, folosind conturi analitice distincte pentru inregistrarea operatiunilor legate de realizarea proiectului.